KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA I EKOBOT AB (PUBL)

Mot bakgrund av risken för spridning av Covid-19 och myndigheternas föreskrifter och råd om undvikande av sammankomster har styrelsen beslutat med stöd av tillfälliga lagregler att stämman ska genomföras utan fysisk närvaro genom att aktieägare utövar sin rösträtt endast genom poströstning.

Information om de av bolagsstämman fattade besluten offentliggörs den 12 maj 2022 genom pressmeddelande.

RÄTT ATT DELTA OCH ANMÄLAN

Aktieägare som önskar delta på bolagsstämman ska:

• dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken den 4 maj 2022,

• dels senast den 11 maj 2022 anmäla sig för deltagande på extra bolagsstämman genom att skicka in komplett poströstningsformulär och, i förekommande fall, fullmakter, registreringsbevis och andra motsvarande behörighetshandlingar i enlighet med anvisningar under rubriken ”Information om poströstning” nedan.

FÖRVALTARREGISTRERADE AKTIER

Aktieägare som har låtit förvaltarregistrera sina aktier genom bank eller värdepappersinstitut måste låta registrera sina aktier i eget namn för att ha rätt att delta vid årsstämman. Sådan registrering kan vara tillfällig (s.k. rösträttsregistrering) och begärs hos förvaltaren enligt förvaltarens rutiner. Rösträttsregistreringar som genomförts (registrerade hos Euroclear Sweden AB) senast den 6 maj 2022 beaktas vid framställningen av aktieboken.

INFORMATION OM POSTRÖSTNING

Poströstningsförfarande
Aktieägarna får utöva sin rösträtt vid bolagsstämman endast genom att rösta på förhand, s.k. poströstning, enligt 22 § lagen (2022:121) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor.

Ett särskilt formulär ska användas för poströstningen. Det digitala formuläret kommer att finnas tillgängligt på Bolagets hemsida (www.ekobot.se). Poströstningsformuläret gäller som anmälan till bolagsstämman. Formuläret måste fyllas i och skickas in elektroniskt senast den 11 maj 2022. En poströst kan återkallas fram till och med den 11 maj 2022. Om två eller fler formulär har samma datering kommer endast det formulär som sist mottagits att beaktas.

Aktieägare får inte förse poströsten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är rösten (dvs. Poströstningen i sin helhet) ogiltig. Ytterligare anvisningar framgår av poströstningsformuläret.

Aktieägarna kan i poströstningsformuläret begära att beslut i något eller några av ärendena på den föreslagna dagordningen enligt nedan ska anstå till en s.k. fortsatt bolagsstämma, som inte får vara en ren poströstningsstämma. Sådan fortsatt bolagsstämma ska äga rum om bolagsstämman beslutar om det eller om ägare till minst en tiondel av samtliga aktier i Bolaget begär det.

Poströstning genom ombud

Aktieägare som poströstar genom ombud ska utfärda skriftlig av aktieägaren undertecknad och daterad fullmakt för ombudet. Sker poströstning med stöd av fullmakt ska fullmakten bifogas poströstningsformuläret. Om fullmakten utfärdats av juridisk person ska även kopia av registreringsbevis bifogas poströstningsformuläret eller om sådan handling inte finns, motsvarande behörighetshandling. Fullmaktsformulär för aktieägare som önskar poströsta genom ombud kommer att finnas tillgängligt på Bolagets hemsida (www.ekobot.se).

FÖRSLAG TILL DAGORDNING

1. Öppnande av stämman
2. Val av ordförande vid stämman
3. Upprättande och godkännande av röstlängd
4. Val av en eller två justeringsmän
5. Prövande av om stämman blivit behörigen sammankallad
6. Godkännande av dagordning
7. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelse
8. Beslut om
   1. fastställande av resultaträkningen och balansräkningen,
   2. disposition beträffande aktiebolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen, och
   3. ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören
9. Fastställande av arvoden till styrelse och revisor
10. Val till styrelse och revisor
11. Beslut om riktlinjer för tillsättande av valberedningen
12. Beslut om att bemyndiga styrelsen att besluta om nyemission av aktier, emission av teckningsoptioner och/eller konvertibler
13. Stämmans avslutande

FÖRSLAG TILL BESLUT

Punkt 2 – Val av ordförande vid stämman

Valberedningen föreslår styrelseordföranden Thomas Lindgren som ordförande vid årsstämman eller, vid hans förhinder, den person som styrelsen anvisar.

Punkt 3 – Upprättande och godkännande av röstlängd

Styrelsen föreslår att stämman godkänner den röstlängd som har upprättats av bolaget, baserat på bolagsstämmoaktieboken samt mottagna röster, kontrollerade av justeringsmannen.

Punkt 4 – Val av en eller två justeringsmän

Styrelsen föreslår att Tomas Täuber utses till justeringsman, eller om han inte kan delta vid stämman, annan person som styrelsens anvisar. Justeringspersonens uppdrag innefattar även att kontrollera röstlängden och att inkomna poströster blir rätt återgivna i stämmoprotokollet.

Punkt 8b – Vinstdisposition

Styrelsen föreslår årsstämman att disponera över Bolagets resultat enligt styrelsens förslag i årsredovisningen.

Punkt 9 – Fastställande av arvoden till styrelse och revisor

Valberedningen föreslår att styrelsearvode ska utgå med 136 400 kronor (motsvarande två inkomstbasbelopp) till styrelseordförande och med 68 200 kr (motsvarande ett inkomstbasbelopp) till vardera till övriga styrelseledamöter. Arvode till revisor föreslås utgå enligt godkänd räkning.

Punkt 10 – Val till styrelse och revisor

Valberedningen föreslår omval av nuvarande styrelseledamöterna Ulf Nordbeck, Thomas Lindgren, Mattias Jansson, Sina Vosough och Victoria Woyland, samt att Thomas Lindgren omväljs som styrelsens ordförande. Således ska styrelsen bestå av fem ledamöter.

Mer information om de till omval föreslagna ledamöterna finns på bolagets hemsida och i årsredovisningen för 2021.

Valberedningen föreslår vidare att Grant Thornton Sweden AB väljs som revisionsbolag för perioden från årsstämman 2022 intill slutet av årsstämman 2022. Grant Thornton har meddelat att Michael Palm kommer att fortsätta vara huvudansvarig revisor, under förutsättning att årsstämman godkänner förslaget.

Punkt 11 – Beslut om riktlinjer för tillsättande av valberedning

Valberedningen föreslår att följande principer fortsatt ska gälla för utseende av valberedningen.

Styrelsens ordförande ges i uppdrag att kontakta de tre röstmässigt största registrerade aktieägarna senast den 30 september 2022 och be dem utse en ledamot vardera till valberedningen. Om någon av dessa aktieägare ej önskar utse en ledamot, tillfrågas nästkommande aktieägare i storleksordning om att utse representant till valberedningen. Valberedningen ska utse ordförande inom sig, styrelsens ordförande eller annan styrelseledamot får dock inte utses till ordförande i valberedningen. Namnen på valberedningens ledamöter ska publiceras i bolagets delårsrapport för årets tre första kvartal.

Lämnar en ledamot valberedningen innan dess arbete är slutfört ska, vid behov, ersättare till ledamoten utses av den aktieägare som utsåg den avgående ledamoten, eller om denne aktieägare inte längre är en av de tre största ägarregistrerade aktieägarna, den största aktieägaren av de tre största ägarregistrerade eller på annat sätt kända, aktieägarna som inte utsett någon ledamot av valberedningen.

Punkt 12 – Beslut om att bemyndiga styrelsen att besluta om nyemission av aktier, emission av teckningsoptioner och/eller konvertibler

Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar, i syfte att möjliggöra för styrelsen att tillföra bolaget rörelsekapital och/eller nya ägare av strategisk betydelse för bolaget att bemyndiga styrelsen att under tiden fram till nästa årsstämma vid ett eller flera tillfällen, besluta om nyemission av aktier, teckningsoptioner och/eller konvertibler, med eller utan avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt. Styrelsen ska även ha rätt att beslut huruvida betalning för nya aktier ska ske kontant eller genom apport eller kvittning. Antalet aktier som ska kunna emitteras och antal aktier som konvertering/teckning ska kunna ske till ska sammanlagt kunna uppgå till högst ett antal aktier som innebär en ökning av aktiekapitalet om högst tjugo 20 procent baserat på det sammanlagda aktiekapitalet i bolaget vid tidpunkten för årsstämman 2022.

För att inte bolagets nuvarande aktieägare ska missgynnas i förhållande till den eller de utomstående placerare som kan komma att teckna aktier i bolaget, avser styrelsen bestämma emissionskursen vid emissioner med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt till nära den marknadsmässiga nivå, med förbehåll för marknadsmässig emissionsrabatt i förekommande fall, som bolagets styrelse vid varje enskilt tillfälle bedömer råda.

Styrelsen, eller den styrelsen utser därtill, ska bemyndigas att vidta de smärre justeringar i bolagsstämmans beslut som kan visa sig nödvändiga i samband med registrering vid Bolagsverket.

Beslut enligt denna punkt kräver för dess giltighet att förslaget biträds av aktieägare representerande minst två tredjedelar (2/3) av såväl de vid stämman avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna.

ÖVRIGT

Handlingar och upplysningar

Kallelsen innehåller fullständiga beslutsförslag. Handlingar enligt aktiebolagslagen samt redovisningshandlingar och revisionsberättelse för 2021 kommer att hållas tillgängliga för aktieägare hos Bolaget tre veckor före stämman samt sändas kostnadsfritt till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress. Handlingarna kommer också publiceras på Bolagets hemsida, https://www.ekobot.se/, senast samma dag.

Aktieägare har enligt 7 kap. 32 § aktiebolagslagen rätt begära upplysningar av styrelsen och den verkställande direktören avseende förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen eller av Bolagets ekonomiska situation. Styrelsen och den verkställande direktören ska lämna ut sådana upplysningar om styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för Bolaget.

Begäran om sådana upplysningar ska lämnas skriftligen till Bolaget senast tio (10) dagar före stämman, dvs. senast den 2 maj 2022, till Bolagets adress EKOBOT AB (publ), Slakterigatan 10, 721 32, Västerås eller via e-post till info@ekobot.se. Upplysningar lämnas av Bolaget genom att de hålls tillgängliga på Bolagets webbplats (www.ekobot.se) och hos Bolaget på ovan angiven adress senast fem (5) dagar före stämman, dvs. den 7 maj 2022. Upplysningarna skickas även till aktieägare som begärt dem och som uppgivit sin adress.

Behandling av personuppgifter

De personuppgifter som samlas in från den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken, inkomna anmälningar, poströstningsformulär samt uppgifter om ombud och biträden kommer att användas för registrering, upprättande av röstlängd för bolagsstämman och, i förekommande fall, stämmoprotokoll. För ytterligare information om hur dina personuppgifter behandlas, se www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf

Antal aktier och röster

Vid tidpunkten för utfärdandet av denna kallelse uppgår det totala antalet aktier i Bolaget till 2 374 670 aktier, motsvarande 2 374 670 röster. Bolaget innehar inga egna aktier.

__________

Västerås i april 2022
EKOBOT AB (publ)
Styrelsen